Digital ausschreiben in der Schweiz

Wenn Sie für ein Projekt eine neue Ausschreibung anlegen möchten, begeben Sie sich in die Übersicht Ihrer Projekte und wählen das entsprechende Projekt an. In der Navigationsleiste können Sie oben rechts «Ausschreibung anlegen» anwählen. Sie sind nun in der Detailansicht und können im Folgenden Ihre Angaben eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ausschreibungsdokumente sauber ablegen und in den vorgegebenen Kategorien einordnen, damit Unternehmer diese einfach finden können. Haben Sie ein Verfahren gewählt, dass die Einladung von Unternehmern voraussetzt, achten Sie darauf, dass Sie genügend Unternehmer einladen. Zusätzlich sollten Sie schauen, dass die Zeitspanne der Offertstellung ausreichend ist, um genügend Offerten einzuholen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, vor Ende der Offerteingabe eine automatische Erinnerung an die eingeladenen Unternehmen zu aktivieren.

Hier geht es zur Videoanleitung.

Es ist wichtig die Fristen für Bewerbungen oder Offerten nicht zu kurz anzusetzen. Für beide Fristen sollten mindestens 2 Wochen zur Verfügung stehen. Bei der Offerteingabe hat sich die Zeitangabe 23:59 Uhr bewährt. Wenn Sie einen Offerteingabetermin eingeben, füllt das System automatisch den Bewerbungs- und Rückmeldetermin mit sinnvollen Vorschlägen aus, die Sie aber überschreiben können.

Nachdem die Ausschreibung publiziert oder als Entwurf gespeichert wurde, können Sie über «Unternehmer einladen» die Unternehmer einladen. Die Einladung geschieht in mehreren Schritten:

1. Sie können Unternehmer via Excel-Liste hochladen. Hierbei wird nach dem Upload zwischen Olmero- und Nicht-Olmero-Kunden unterteilt. Dies macht für Sie keinen Unterschied. Für Nicht-Olmero-Kunden entstehen keine Kosten oder Verbindlichkeiten.
2. Sie haben die Möglichkeit, Unternehmer einzuladen, welche der ausgeschriebenen Arbeitsgattung entsprechen. Hier können Sie ebenfalls Ihre favorisierten Unternehmen filtern. Wahlweise können Sie die voreingestellte Arbeitsgattung entfernen und/oder selbst nach Unternehmern suchen.
3. Zusätzlich ist es Ihnen möglich, Unternehmer manuell zu erfassen, falls Sie diese nicht schon per Excel eingeladen oder im Olmero- und/oder eigenen Branchenbuch gefunden haben.
4. Zuletzt überprüfen Sie die einzelnen Unternehmer und können diese wahlweise noch bearbeiten oder löschen. Schliesslich erhalten Sie eine Zusammenfassung, bevor Sie die Unternehmer mit «Übernehmen» in die Ausschreibung übernehmen und zur Ausschreibung einladen.
   
   Hier geht es zur Videoanleitung.
   
   

Sie sind nicht verpflichtet eine Abgebotsrunde auf der Ausschreibungsplattform durchzuführen. Wir empfehlen Ihnen dennoch Ihre Abgebotsrunde digital durchzuführen, um das beste Angebot zu erhalten. Ausserdem bietet Ihnen die Ausschreibungsplattform den Vorteil, dass Sie alles auf einer Plattform erledigen können und so einen reibungslosen Prozess mit Ihrer Ausschreibung durchlaufen können. Sie können über die Plattform ganz einfach nach dem Vergleichen der Offerten Ihre favorisierten Unternehmer zur Abgebotsrunde einladen.

Sobald ein Vergabeantrag erstellt ist, kann dieser als PDF exportiert werden. Nach der Erstellung des Vergabeantrags stehen folgende Optionen nicht mehr zur Verfügung:

• Abgebotsrunde starten
• Unternehmen einladen
• Ausschreibung bearbeiten
• Offerteingabetermin für ein Unternehmen verlängern
• Offerten nacherfassen, bearbeiten oder löschen
  
  

Um diese Funktionen wieder zu aktivieren, muss der Vergabeantrag gelöscht werden.

Datenschutz ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten gemäss der EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.