FAQ – Questions fréquemment posées

Notre équipe se fera un plaisir de vous présenter le logiciel pendant un entretien personnel afin que vous puissiez vous faire un aperçu de la plateforme. Ici, vous pouvez vous inscrire pour une démonstration sans engagement.

Cliquez ici ou sur le bouton rouge «S’inscrivez-vous maintenant» situé sur la page d’accueil de notre site web. Dès que vous aurez renseigné le formulaire avec toutes les informations requises et que vous l’aurez envoyé, nous vous contacterons le plus rapidement possible afin de créer votre compte.

Cliquez ici ou sur le bouton « Login » situé en haut et à droite sur la page d’accueil de notre site web. Sur la page qui s’ouvrira ensuite, vous aurez besoin de votre numéro client et de votre mot de passe.

Veuillez contacter notre support clients par courrier électronique ou par téléphone. Vous trouverez toutes les coordonnées ici: https://www.olmero.ch/fr/contact/

Vous pouvez demander un nouveau mot de passe chez nous en cliquant sur le lien suivant: https://www.olmero.ch/fr/login/mot-de-passe-oublie/

Afin de modifier les données de votre entreprise, vous pouvez accéder à vos données de base en cliquant en haut et à droite sur «Profil» dans la barre des menus ou dans la navigation. Vous aurez alors la possibilité de modifier vos données personnelles ainsi que les données de votre entreprise.

Si vous remarquez une erreur ou avez des problèmes lors de l’utilisation de la plateforme de soumissions, notre support clients est à votre disposition pendant les heures d’ouverture (de (08:00 – 12:00 et13:00 – 17:00) par téléphone et par courrier électronique. Vous trouverez toutes les coordonnées ici: https://www.olmero.ch/fr/contact/.

Offres NPK: Extension des fichiers *.01s/crbx 

Offres Excel: Extension des fichiers *.xls/.xlsx
Les fichiers Excel doivent être pourvus d’une protection en écriture à l’exception des champs de saisie.

Offres Word: Extension des fichiers * doc/.docx
Pour des raisons de conformité et d’édition, nous recommandons de convertir les fichiers Word en fichiers PDF avant de les télécharger sur la plateforme de soumissions.

Offres PDF: Extension des fichiers *.pdf
Si le format papier est requis pour le dépôt des offres, des fichiers PDF conviennent également pour l’offre.

Conditions: Extension des fichiers *.pdf
Les conditions contractuelles doivent être disponibles sous format .PDF pour que l’entrepreneur ne puisse pas les modifier. Important: si vous sélectionnez la catégorie «Conditions Générales» ou «Conditions Spéciales», l’entrepreneur doit marquer les conditions comme lues et acceptées lors de la saisie via Olmero.

Plans: Extension des fichiers *.pdf
Les plans doivent être disponibles sous format PDF pour que l’entrepreneur puisse les ouvrir sans problème. Les fichiers DWG, DXF et PLT ne conviennent pas parce que l’ouverture de ces formats requiert un programme de CAO.

Formulaires: Extension des fichiers * .xls/.xlsx und .doc/.docx
Les formulaires devant être renseignés par les entrepreneurs et sur lesquels ces derniers doivent fournir des informations sur leur entreprise doivent être disponibles sous forme de tableaux Excel ou de document Word. Il est recommandé de pourvoir les formulaires d’une protection en écriture à l’exception des champs de saisie.

Pièces jointes: Extension des fichiers *.pdf
Tous les documents explicatifs qui ne doivent pas être traités par voie électronique par les entrepreneurs (par exemple, des croquis, des plannings, etc.) doivent être mis à disposition sous format PDF sur la plateforme d’Olmero.

Dans la navigation, cliquez à l’option de menu «Entrepreneurs» (anciennement: Soumissionnaires) sur le sous-menu Appels d’offres. Si vous vous trouvez dans la liste d’appels d’offres, vous pouvez filtrer tous les appels d’offres sur le côté gauche en fonction de vos informations en sélectionnant le type de travaux requis, le domaine d’activité ainsi que le statut de l’appel d’offres.

Passez par un clic à l’aperçu détaillé de l’appel d’offres souhaité. Sur le côté gauche de l’encadré gris, vous pouvez cliquer en bas et à gauche sur «Créer une candidature» et vous accéderez au processus de candidature. Dès que l’auteur de l’appel d’offres aura accepté votre candidature, vous recevrez un message électronique vous permettant de soumettre une offre.

Dans notre tutoriel vidéo, vous trouverez étape par étape toutes les explications nécessaires au dépôt d’une offre: https://www.youtube.com/watch?v=ZOlxkHqNuYI

Avant que vous ne lanciez le processus d’offre, vous devez informer l’auteur de l’appel d’offres que vous désirez y participer. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton «Participer» sur la page où figurent les détails de l’appel d’offres respectif. Cela aide l’auteur de l’appel d’offres à savoir à temps si un nombre suffisant d’entreprises s’intéresse à celui-ci. La communication entre toutes les parties impliquées dans le projet s’en trouve simplifiée et l’auteur de l’appel d’offres peut, au besoin, entrer directement en contact avec vous, même avant d’avoir soumis une offre.

Une fois que vous avez cliqué sur «Participer», un nouvel onglet «Fournisseurs» s’affiche. Sélectionnez dans la liste les fournisseurs qui correspondent à vos besoins et cochez-les. Pour finir, vous devez faire défiler la liste déroulante jusqu’en bas afin d’envoyer les demandes de renseignements aux fournisseurs.

Une fois que vous avez informé l’auteur de l’appel d’offres que vous désirez participer à un appel d’offres, vous trouverez, sur le côté droit, les documents d’appel d’offres que vous pourrez télécharger directement.

Dans l’éditeur de prix SIA 451, vous pouvez consulter et modifier non seulement des fichiers spécifiques de l’appel d’offres, mais encore des fichiers indépendants de l’appel d’offres. Cliquez sur l’option de menu «Éditeur SIA» pour accéder au panneau de commande.

Ensuite, vous aurez ici la possibilité de télécharger votre fichier SIA 451 en sélectionnant un fichier stocké sur votre appareil. Une fois que vous aurez modifié votre fichier dans l’éditeur SIA, vous devrez de nouveau le télécharger sur un support de données afin de l’envoyer ensuite à l’auteur de l’appel d’offres.

Pour toutes les questions relatives à l’appel d’offres lui-même, votre interlocuteur est l’auteur de l’appel d’offres. Vous trouverez les coordonnées directement dans l’appel d’offres en cliquant sur celui-ci. Sur la droite, en dessous des documents d’appel d’offres, vous trouverez les coordonnées de l’interlocuteur respectif à contacter dans le cadre de l’appel d’offres.

En cas de problèmes techniques ou de besoins d’éclaircissements se rapportant à la plateforme ou au processus d’appel d’offres en général, c’est le support d’Olmero qui est compétent. Vous trouverez les coordonnées correspondantes soit sur la page d’accueil à l’option de menu «Aide», soit en cliquant sur le lien suivant: https://www.olmero.ch/fr/contact/.

Vous apprendrez tout ce que vous devez savoir pour renseigner un fichier CRBx dans notre guide vidéo.

Désormais, la conformité des descriptifs des prestations téléchargés en format CRBx est vérifiée. C’est important pour que les auteurs des appels d’offres puissent comparer les offres. Si vous téléchargez un descriptif des prestations non conforme, il y a de fortes chances pour que l’auteur de l’appel d’offres ne puisse pas comparer proprement votre offre et qu’elle soit donc éliminée de la compétition. Si le descriptif des prestations est conforme, cela signifie que la structure du fichier n’a pas été modifiée et que le volume n’a pas été non plus adapté. Il vous est indiqué si votre fichier est conforme dès le téléchargement de descriptifs des prestations.

Si la date de candidature est passée, mais que vous voulez encore postuler, vous pouvez contacter l’auteur de l’appel d’offres. Vous trouverez les coordonnées dans l’appel d’offres, sur la droite, à «Interlocuteur». L’auteur de l’appel d’offres peut repousser la date de remise de l’offre individuellement pour vous afin que vous puissiez encore déposer votre offre.

Si la date de remise de l’offre est passée, mais que vous voulez encore déposer une offre, vous pouvez contacter l’auteur de l’appel d’offres. Vous trouverez les coordonnées dans l’appel d’offres, sur la droite, à «Interlocuteur». L’auteur de l’appel d’offres peut repousser la date de dépôt des candidatures individuellement pour vous afin que vous puissiez encore déposer votre dossier.

Si vous sélectionnez la navigation en haut et à gauche sur la page d’accueil, vous pouvez cliquer, à l’option de menu «Entrepreneurs» (anciennement: Soumissionnaires), sur le point «Soumissions publiques». Maintenant, une liste de soumissions publiques s’ouvre. Au-dessus de la liste, vous pouvez régler selon quels types de travaux le contenu doit être filtré. Pour accéder à l’appel d’offres, cliquez sur la description de la soumission représentée en bleu. Ainsi, vous accéderez directement à l’appel d’offres sur simap.ch où vous trouverez toutes les autres informations. Si vous désirez poser des questions sur des appels d’offres publics, veuillez vous adresser directement à Simap.

Pour adapter les types de travaux, veuillez vous adresser à notre support (info@olmero.ch, 0848 656 376).

Pour adapter les régions, veuillez vous adresser à notre support (info@olmero.ch, 0848 656 376).

Si vous avez été invité par l’auteur d’un appel d’offres à participer à celui-ci, vous avez reçu un courrier électronique correspondant. Dans ce courrier électronique, vous trouverez des données de connexion qui vous permettront de vous connecter sur Olmero (www.olmero.ch). Ensuite, entrez les données correspondantes afin que l’appel d’offres vous soit affiché.

Si le lien d’invitation a expiré, contactez l’auteur de l’appel d’offres. Il pourra vous envoyer une nouvelle invitation.

Dans la navigation, cliquez sur l’option de menu « Infos projets ». Ensuite, vous pourrez sélectionner la « Recherche » dans le module Infos projets. À l’option « Recherche générale », vous trouvez l’option de sélection « Région ». Vous pourrez y indiquer toutes les régions qui sont pertinentes pour vous.

Les conditions pour les entreprises soumissionnaires sont constamment adaptées à l’offre de la plate-forme d’appel d’offres. Les conditions valables à partir de janvier 2023 peuvent être consultées ici : https://www.olmero.ch/content/uploads/Conditions_entrepreneurs-F-Jan23.pdf

Dans l’option de menu «Fournisseurs», cliquez sur «Traitement des projets». Dans la partie supérieure, vous trouverez toutes les options de filtrage des projets actuels sur Olmero. Entre autres, il existe des options de filtrage pour la région, le type d’objet, le type de bâtiment, le volume de commande et le début/la fin du chantier. De plus, il existe aussi la possibilité de chercher des projets en utilisant la recherche plein texte. Afin d’enregistrer les paramètres de recherche pour une prochaine fois, cliquez sur «Enregistrer comme nouvelle recherche» ou simplement sur «Recherche» afin de lancer la recherche.

Les entrepreneurs exécutants peuvent vous demander des offres. Si vous recevez une demande d’offre d’une entreprise, vous aurez alors aussi accès aux documents d’appel d’offres. Par la suite, vous pourrez faire parvenir une offre à l’entreprise par la voie conventionnelle, c’est-à-dire par courrier électronique, par fax ou par téléphone.

Si, dans l’option de menu, vous sélectionnez «Fournisseurs» et passez ensuite à «Traitement du projet», vous pouvez sélectionner des projets en cochant une case. Vous aurez ensuite la possibilité de modifier le statut de traitement sur «Nouveau», «En observation» et «Masqué».

Vous pouvez aussi enregistrer un statut défini par vous-même. Pour ce faire, veuillez vous adresser à la hotline (0848 656 376).

Les conditions pour le module fournisseur sont constamment adaptées à l’offre de la plate-forme d’appel d’offres. Les conditions valables à partir de janvier 2023 peuvent être consultées ici : https://www.olmero.ch/content/uploads/Olmero_Conditions_Module-Fournisseurs_FR-Jan23.pdf

La plateforme de soumissions d’Olmero prend en charge trois différentes procédures d’appel d’offres que vous pouvez utiliser en fonction des besoins. Vous avez la possibilité de choisir entre une procédure par invitation, la procédure sélective et la procédure ouverte. Vous trouverez ici ou sur notre blog une liste complète d’informations sur la procédure respective.

En choisissant la procédure d’appel d’offres, vous pouvez définir quels soumissionnaires auront accès à votre appel d’offres et comment ils peuvent se porter candidats. Les différentes procédures vous permettent de restreindre votre choix, de définir certains prérequis ou d’ouvrir la procédure à toutes les entreprises intéressées. Vous trouverez des informations sur toutes les procédures d’appel d’offres ici ou sur notre blog.

L’accès aux documents d’appel d’offres dépend de la procédure choisie. Dans le cas de procédures qui requièrent une invitation ou une candidature, les entrepreneurs intéressés n’ont accès qu’après la fin de cette procédure. Dans celui d’une procédure ouverte, l’accès aux documents d’appel d’offres est libre pour tous les entrepreneurs. Vous trouverez ici de plus amples informations sur les différentes procédures.

Si vous désirez créer un nouvel appel d’offres pour un projet, affichez le résumé de l’ensemble de vos projets et sélectionner le projet correspondant. Dans la barre de navigation, vous pouvez sélectionner «Créer un appel d’offres» en haut à droite. Vous êtes maintenant dans la vue de détail et pourrez ensuite entrer vos données. Veillez à classer proprement vos documents d’appel d’offres et à les classifier dans les catégories prédéfinies pour que les entrepreneurs puissent les trouver facilement. Si vous avez choisi une procédure qui requiert l’invitation d’entrepreneurs, veillez à inviter suffisamment d’entrepreneurs. De plus, vous devriez vous assurer à ce que la période de dépôt des offres est assez longue pour que vous obteniez suffisamment d’offres. Vous avez aussi la possibilité d’activer un rappel automatique adressé aux entrepreneurs invités avant l’expiration du délai de dépôt de l’offre.

Vous pouvez indiquer les déductions usuelles dans le domaine de la construction directement pendant l’établissement d’un appel d’offres à «Déductions». Vous pouvez les indiquer sous forme de pourcentage du montant total de l’offre ou comme montant forfaitaire. Les conditions entrées ici seront transférées plus tard automatiquement dans les appels d’offres et pourront y être adaptées à chaque type de travaux. Si vous avez déjà indiqué des déductions usuelles dans le domaine de la construction au niveau Projet, elles sont maintenant proposées automatiquement par le système. Vous pouvez les effacer, les modifier ou les compléter de manière individuelle. Une fois que vous avez spécifié toutes les déductions, vous pouvez sauvegarder l’appel d’offres comme brouillon ou le publier (planifier sa publication). Veillez à ne pas entrer de conditions telles que des remises et/ou des escomptes dans ces champs.

Vous pouvez télécharger des pièces jointes directement pendant l’établissement d’un appel d’offres au menu «Pièces jointes».

Tous les fichiers téléchargés ici sont copiés automatiquement dans chaque appel d’offres du projet qui est nouvellement créé (par exemple, conditions générales et spéciales, plannings, etc.).

1. Vous avez plusieurs possibilités pour le téléchargement:
   • Faites glisser et déposez les fichiers dans le champ de téléchargement blanc.
   • Cliquez sur le champ comportant la flèche «Téléchargement» et cherchez le fichier dans la fenêtre de votre explorateur.
   • Faites glisser et déposez les fichiers au moyen de l’un des pictogrammes du champ de téléchargement. Ces derniers représentent les différentes catégories, et les fichiers qui sont insérés sur le pictogramme de la catégorie respective sont automatiquement affectés à cette catégorie.
2. Si vous ne l’avez pas déjà fait pendant le téléchargement, sélectionnez la catégorie en cliquant sur le triangle. Important: si vous sélectionnez la catégorie «Conditions Générales» ou «Conditions Spéciales», l’entrepreneur doit marquer les conditions comme lues et acceptées lors de la saisie via Olmero.
3. Dans le champ «Description», vous pouvez décrire le contenu du fichier (facultatif).

Il est important de ne pas définir des délais trop courts pour les candidatures ou les offres. Pour les deux délais, il est pertinent d’accorder au moins 2 semaines. Pour indiquer l’heure du dépôt de l’offre, «23 h 59» a fait ses preuves. Si vous entrez une date limite de dépôt de l’offre, le système renseigne automatiquement la date limite de candidature et de réponse avec des propositions judicieuses que vous pouvez néanmoins modifier.

Lors de l’établissement d’un appel d’offres, vous pouvez sélectionner l’une des trois possibilités dans la navigation sur la gauche, à l’option «Publication».

Vous avez différentes options:

1. Brouillon: l’appel d’offres est sauvegardé comme brouillon, il n’est pas publié.
2. Publier maintenant: l’appel d’offres est publié et, en fonction de la procédure d’appel d’offres, les entrepreneurs peuvent déjà poser leur candidature.
3. Publier le: vous définissez la date de publication et l’appel d’offres sera publié automatiquement à la date indiquée

Dans la vue détaillée d’un projet, vous pouvez sélectionner «Éditer le modèle d’appel d’offres» dans la barre de navigation et adapter alors les informations correspondantes. Les informations figurant dans le modèle sont automatiquement reprises pour le projet dans des appels d’offres déjà établis.

Une fois que l’appel d’offres a été publié ou enregistré comme brouillon, vous pouvez inviter les entrepreneurs via l’option «Inviter des entrepreneurs». L’invitation se fait en plusieurs étapes:

1. Vous pouvez télécharger des entrepreneurs grâce à une liste sur Excel. Après le téléchargement, il est distingué entre clients Olmero et clients qui ne sont pas chez Olmero. Pour vous, cela ne fait aucune différence. Les entreprises qui ne sont pas clientes d’Olmero ne doivent supporter ni frais ni obligations.
2. Vous avez la possibilité d’inviter des entrepreneurs qui correspondent au type de travaux recherché dans l’appel d’offres. Ici, vous pouvez également filtrer vos entreprises favorites. Au choix, vous pouvez supprimer le type de travaux prédéfini et/ou chercher vous-même des entrepreneurs.
3. En outre, vous avez aussi la possibilité de saisir des entrepreneurs à la main si vous ne les avez pas encore invités via Excel ou si vous ne les avez pas trouvés dans l’annuaire des entrepreneurs d’Olmero ou dans le vôtre.
4. La dernière étape consiste à vérifier les différents entrepreneurs. Vous pouvez encore les modifier ou les supprimer, au choix. Pour finir, vous obtenez un résumé avant d’intégrer les entrepreneurs dans l’appel d’offres et de les inviter à participer à l’appel d’offres en cliquant sur «Reprendre».

Si un entrepreneur n’a pas reçu l’invitation, vous pouvez cliquer sur l’entrepreneur dans l’appel d’offres correspondant, puis cliquer sur le bouton «Envoyer une nouvelle fois l’invitation».

Remarque: ici, vous pouvez aussi voir si l’entrepreneur a déjà consulté les documents.

Les candidats doivent être débloqués au plus tard un jour après l’expiration du délai de dépôt des candidatures. Pour ce faire, cliquez dans le projet sur «Candidats», puis sur l’appel d’offres correspondant. Dans l’appel d’offres, cliquez sur «Éditer la candidature». Ici, vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser les candidats ou de repousser à plus tard la décision de permettre aux entrepreneurs de participer ou non.

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Safari: pas de prise en charge officielle, mais, en général, il ne pose aucun problème

La protection des données nous tient à cœur. Nous traitons vos données conformément au Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD-EU) et à la loi fédérale allemande sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz BDSG). Vous trouverez des informations détaillées dans notre déclaration de protection des données.