FAQ – Questions fréquemment posées

La plateforme de soumissions d’Olmero prend en charge trois différentes procédures d’appel d’offres que vous pouvez utiliser en fonction des besoins. Vous avez la possibilité de choisir entre une procédure par invitation, la procédure sélective et la procédure ouverte. Vous trouverez ici ou sur notre blog une liste complète d’informations sur la procédure respective.

En choisissant la procédure d’appel d’offres, vous pouvez définir quels soumissionnaires auront accès à votre appel d’offres et comment ils peuvent se porter candidats. Les différentes procédures vous permettent de restreindre votre choix, de définir certains prérequis ou d’ouvrir la procédure à toutes les entreprises intéressées. Vous trouverez des informations sur toutes les procédures d’appel d’offres ici ou sur notre blog.

L’accès aux documents d’appel d’offres dépend de la procédure choisie. Dans le cas de procédures qui requièrent une invitation ou une candidature, les entrepreneurs intéressés n’ont accès qu’après la fin de cette procédure. Dans celui d’une procédure ouverte, l’accès aux documents d’appel d’offres est libre pour tous les entrepreneurs. Vous trouverez ici de plus amples informations sur les différentes procédures.

Si vous désirez créer un nouvel appel d’offres pour un projet, affichez le résumé de l’ensemble de vos projets et sélectionner le projet correspondant. Dans la barre de navigation, vous pouvez sélectionner «Créer un appel d’offres» en haut à droite. Vous êtes maintenant dans la vue de détail et pourrez ensuite entrer vos données. Veillez à classer proprement vos documents d’appel d’offres et à les classifier dans les catégories prédéfinies pour que les entrepreneurs puissent les trouver facilement. Si vous avez choisi une procédure qui requiert l’invitation d’entrepreneurs, veillez à inviter suffisamment d’entrepreneurs. De plus, vous devriez vous assurer à ce que la période de dépôt des offres est assez longue pour que vous obteniez suffisamment d’offres. Vous avez aussi la possibilité d’activer un rappel automatique adressé aux entrepreneurs invités avant l’expiration du délai de dépôt de l’offre.

Vous pouvez indiquer les déductions usuelles dans le domaine de la construction directement pendant l’établissement d’un appel d’offres à «Déductions». Vous pouvez les indiquer sous forme de pourcentage du montant total de l’offre ou comme montant forfaitaire. Les conditions entrées ici seront transférées plus tard automatiquement dans les appels d’offres et pourront y être adaptées à chaque type de travaux. Si vous avez déjà indiqué des déductions usuelles dans le domaine de la construction au niveau Projet, elles sont maintenant proposées automatiquement par le système. Vous pouvez les effacer, les modifier ou les compléter de manière individuelle. Une fois que vous avez spécifié toutes les déductions, vous pouvez sauvegarder l’appel d’offres comme brouillon ou le publier (planifier sa publication). Veillez à ne pas entrer de conditions telles que des remises et/ou des escomptes dans ces champs.

Vous pouvez télécharger des pièces jointes directement pendant l’établissement d’un appel d’offres au menu «Pièces jointes».

Tous les fichiers téléchargés ici sont copiés automatiquement dans chaque appel d’offres du projet qui est nouvellement créé (par exemple, conditions générales et spéciales, plannings, etc.)

1. Vous avez plusieurs possibilités pour le téléchargement:
   -Faites glisser et déposez les fichiers dans le champ de téléchargement blanc.
   -Cliquez sur le champ comportant la flèche «Téléchargement» et cherchez le fichier dans la fenêtre de votre explorateur.
   -Faites glisser et déposez les fichiers au moyen de l’un des pictogrammes du champ de téléchargement. Ces derniers représentent les différentes catégories, et les fichiers qui sont insérés sur le pictogramme de la catégorie respective sont automatiquement affectés à cette catégorie.
2. Si vous ne l’avez pas déjà fait pendant le téléchargement, sélectionnez la catégorie en cliquant sur le triangle. Important: si vous sélectionnez la catégorie «Conditions Générales» ou «Conditions Spéciales», l’entrepreneur doit marquer les conditions comme lues et acceptées lors de la saisie via Olmero.
   
3. Dans le champ «Description», vous pouvez décrire le contenu du fichier (facultatif).

Lors de l’établissement d’un appel d’offres, vous pouvez sélectionner l’une des trois possibilités dans la navigation sur la gauche, à l’option «Publication».

Vous avez différentes options:

1. Brouillon: l’appel d’offres est sauvegardé comme brouillon, il n’est pas publié.
2. Publier maintenant: l’appel d’offres est publié et, en fonction de la procédure d’appel d’offres, les entrepreneurs peuvent déjà poser leur candidature.
3. Publier le: vous définissez la date de publication et l’appel d’offres sera publié automatiquement à la date indiquée

Il est important de ne pas définir des délais trop courts pour les candidatures ou les offres. Pour les deux délais, il est pertinent d’accorder au moins 2 semaines. Pour indiquer l’heure du dépôt de l’offre, «23 h 59» a fait ses preuves. Si vous entrez une date limite de dépôt de l’offre, le système renseigne automatiquement la date limite de candidature et de réponse avec des propositions judicieuses que vous pouvez néanmoins modifier.

Dans la vue détaillée d’un projet, vous pouvez sélectionner «Éditer le modèle d’appel d’offres» dans la barre de navigation et adapter alors les informations correspondantes. Les informations figurant dans le modèle sont automatiquement reprises pour le projet dans des appels d’offres déjà établis.

Une fois que l’appel d’offres a été publié ou enregistré comme brouillon, vous pouvez inviter les entrepreneurs via l’option «Inviter des entrepreneurs». L’invitation se fait en plusieurs étapes:

1. Vous pouvez télécharger des entrepreneurs grâce à une liste sur Excel. Après le téléchargement, il est distingué entre clients Olmero et clients qui ne sont pas chez Olmero. Pour vous, cela ne fait aucune différence. Les entreprises qui ne sont pas clientes d’Olmero ne doivent supporter ni frais ni obligations.
2. Vous avez la possibilité d’inviter des entrepreneurs qui correspondent au type de travaux recherché dans l’appel d’offres. Ici, vous pouvez également filtrer vos entreprises favorites. Au choix, vous pouvez supprimer le type de travaux prédéfini et/ou chercher vous-même des entrepreneurs.
3. En outre, vous avez aussi la possibilité de saisir des entrepreneurs à la main si vous ne les avez pas encore invités via Excel ou si vous ne les avez pas trouvés dans l’annuaire des entrepreneurs d’Olmero ou dans le vôtre.
4. La dernière étape consiste à vérifier les différents entrepreneurs. Vous pouvez encore les modifier ou les supprimer, au choix. Pour finir, vous obtenez un résumé avant d’intégrer les entrepreneurs dans l’appel d’offres et de les inviter à participer à l’appel d’offres en cliquant sur «Reprendre».

Si un entrepreneur n’a pas reçu l’invitation, vous pouvez cliquer sur l’entrepreneur dans l’appel d’offres correspondant, puis cliquer sur le bouton «Envoyer une nouvelle fois l’invitation».

Remarque: ici, vous pouvez aussi voir si l’entrepreneur a déjà consulté les documents.

Les candidats doivent être débloqués au plus tard un jour après l’expiration du délai de dépôt des candidatures. Pour ce faire, cliquez dans le projet sur «Candidats», puis sur l’appel d’offres correspondant. Dans l’appel d’offres, cliquez sur «Éditer la candidature». Ici, vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser les candidats ou de repousser à plus tard la décision de permettre aux entrepreneurs de participer ou non.

Vous n’êtes pas obligé de faire une Tour d’offre révisée sur la plateforme d’appel d’offres. Nous vous recommandons toutefois d’effectuer votre tour d’offre révisée sous forme numérique afin d’obtenir la meilleure offre. En outre, la plateforme d’appel d’offres vous offre l’avantage de pouvoir tout faire sur une seule plateforme et de suivre ainsi un processus sans faille avec votre appel d’offres. Après avoir comparé les offres, vous pouvez tout simplement inviter vos entreprises favorites à la Tour d’offre révisée via la plateforme.

Sur la plateforme d’appel d’offres Olmero, vous avez la possibilité de choisir entre trois procédures de Tour d’offre révisée :
– Si vous choisissez la procédure : « Classement complet », les entreprises invitées à la Tour d’offre révisée recevront une liste anonymisée des offres de leurs concurrents.
– Si vous optez pour la procédure : « Meilleur prix », les entrepreneurs invités à la Tour d’offre révisée ne pourront voir que l’offre la plus basse reçue.
– Si vous choisissez la procédure : « Aucune information sur le prix », les entreprises invitées à la Tour d’offre révisée ne peuvent voir aucune information sur les offres de leurs concurrents.
Nous vous recommandons de procéder au classement complet.

Après avoir comparé les offres en détail, vous pouvez lancer une Tour d’offre révisée. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « Démarrer une tour d’offre révisée ». Sélectionnez ensuite les entreprises que vous souhaitez inviter à la Tour d’offre révisée. Les entreprises seront alors informées par e-mail qu’elles ont été invitées à la Tour d’offre révisée et pourront soumettre une autre offre.