Les soumissions retournées par la plateforme, nous font gagner un temps précieux

Frédéric Ayer

«Pour la gestion des appels d'offres en ligne sur Olmero Soumissions, cela nécessite un changement d’habitude implique un petit investissement, rapidement compensé sur le long terme.»

Par la conjonction de ses compétences, Pillet SA oeuvre pour d’importantes con-structions projetées essentiellement sur le canton de Genève. EMS rue de Lausanne (GE), St-Georges Center, TAG Aviation ou les 112 logements à Plan-les-Ouates (GE) sont autant de références en cours de préparation d‘exécution et autant de soumissions publiées par la plateforme Olmero.

Monsieur Ayer, comment avez-vous découvert la plateforme de soumissions?
Lors de mon précédent emploi, au sein de la société Karl Steiner SA, j’ai eu l’occasion de découvrir cette méthode de transmission des soumissions. Dès mon engagement dans ma nouvelle fonction, j’ai instauré ce système informatisé qui fait maintenant partie intégrante de nos activités. D’ailleurs, 50 pour cent de nos collaborateurs emploient ce vecteur de communication.

Changer ses habitudes n’est pas toujours aisé, comment a été perçue cette transition?
En général, le sentiment est assez positif. Naturellement, il faut du temps pour assimiler et s’accoutumer à l’ensemble des applications proposées sur la plateforme. Mais le procédé n’est pas complexe, sauf peut-être pour un utilisateur peu familier de l’Internet. Rien que la possibilité de modeler ou d’ajouter ultérieurement certains paramètres, liés aux documents déjà transmis, est un avantage clair approuvant aujourd’hui cette transition.

Le bilan peut jusqu’alors être considéré comme favorable?
Oui. La situation actuelle s’avère conclu-ante, sans pour autant être perceptible dès l’entame du processus car la préparation des appels d’offres reste toujours conséquente. Les profits d’une telle technique de communication s’estiment dans un deuxième temps. Le secrétariat se voit décharger d’un travail considérable, la somme
d’impressions papier habituelle effectuée est évitée et les coûts d’expéditions deviennent inexistants. De plus, le réseau d’entreprises affiliées sur la plateforme nous permet de découvrir de nouvelles sociétés et d’élargir nos relations professionnelles.

Décrivez nous un cheminement standard, de la préparation à la réception des appels d’offres.
Nos soumissions sont toutes conçues et exportées depuis le programme «Messerli» au format SIA 451. La composition de chaque document requière un certain temps mais ce programme nous permet, au retour des soumissions online remplies, de produire un tableau comparatif instantané par l’importation des fichiers retour nés. Le dossier d’appel d’offre «sélective», toute société affiliée au réseau Olmero, qui souhaiterait obtenir également le dossier, peut déposer sa candidature. Cette postulation en ligne peut être, après vi-sionnage du profil complet de l’entreprise, acceptée ou refusée selon des critères telle que sa taille, ses qualifications ou ses références. Un délai de remise des dossiers est également établi. Via à la plateforme, nous avons l’avantage de voir à tout moment l’évolution des participations, des retraits et finalement des retours d’offres. La soumission complétée, reçue via la plateforme, est importée directement dans le programme Messerli. D’où un gain de temps précieux lorsqu’elle est remplie en ligne avec la visionneuse «SIA 451» Olmero par les entreprises.

Remplir sa soumission doit sans doute rencontrer des réticences. Etes-vous souvent confronté à des refus d’utilisation du système?
Par chance, le nombre de participants refusant cette méthode n’est pas trop important. Mais il reste malgré tout un bon tiers d’entreprises qui n’adhèrent pas au système mis en place. Les raisons sont diverses. Un certain blocage d’évolution, un manque de temps ou un matériel inadéquat. Il est bien évident qu’un petit investissement personnel est requis pour assimiler les quelques paramètres imposés par la plateforme, mais son fonctionnement est relativement simple. Une prise de conscience collective est nécessaire ne serait que sur l’apport, au niveau écologique, considéré par la non impression des documents. Hormis ce fait avéré, une participation en ligne nous évite un travail conséquent de retranscription de données et d’éventuelles erreurs. A la réception de certaines soumissions imprimées, parfois d’une centaine de pages ou plus, une élimination naturelle s’effectue. Il dépend de chacun de s’accommoder à de technologies facilitant nos tâches quotidiennes.

Votre société traite naturellement plusieurs projets. Quel pourcentage d’affaires passe par la plateforme de soumission?
Mis à part quelques dossiers de petites envergures, la totalité des soumissions relatives à nos affaires sont transmises aux entreprises via la plateforme. A l’heure actuelle, 14 projets sont gérés avec ce système et 150 à 200 sociétés ont été invitées dernièrement à soumettre une offre. Sur une année, nous atteignons pratiquement le millier d’entreprises sollicitées par ce moyen de communication.

Un lot de dossiers qui demande parfois quelques assistances. Comment définissez-vous celles apportées par les collaborateurs d’Olmero?
Très réactive. Le suivi des affaires est conforme à nos attentes, bien que l’assistance ne nous soit pas souvent destinée. Dans de nombres situations, une aide est demandée pour ou par les entreprises postulantes. Certaines questions pourraient d’ailleurs trouver réponses en incluant, directement dans le système, une page de garde récapitulative sur les données envoyées. Mais dans l’ensemble, chaque interrogation a obtenu sa solution.

Quels seraient les petits plus qui favoriseraient l’utilisation du système?
Afin d’offrir une aide plus explicite aux entreprises, concernant les avantages de la plateforme, il serait peut-être utile de créer un document ludique sur les applications essentielles à connaître. Un schéma relatant le parcours effectué par une soumission, de son envoi à son retour final. En encourageant vivement le renvoi informatisé des données, par une prise de conscience sur les conséquences d’une non utilisation du système. Chaque entreprise devrait être clairement informée sur le gain de temps atteint, par les mandataires, lorsque les soumissions sont complétées par le programme mis à disposi-tion. Le changement d’habitude demande un petit investissement, rapidement compensé sur le long terme.

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