FAQ – Häufig gestellte Fragen

Unser Team zeigt Ihnen die Software gerne während einem persönlichen Gespräch, damit Sie sich einen Überblick über die Plattform verschaffen können. Hier können Sie sich für eine unverbindliche Demo registrieren.  

Klicken Sie hier oder auf der Startseite unserer Webseite auf den roten «Registrieren»-Knopf. Sobald Sie das Formular mit allen benötigten Angaben ausgefüllt und abgeschickt haben, setzen wir uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung, um Ihr Konto einzurichten.

Klicken Sie hier oder auf der Startseite unserer Website oben rechts auf den Login-Button. Auf der danach folgenden Seite benötigen Sie Ihre Kundennummer und Passwort.

Bitte melden Sie sich per E-Mail oder telefonisch bei unserem Kundensupport. Alle Kontaktangaben finden Sie hier: https://www.olmero.ch/kontakt/.

Über folgenden Link können Sie bei uns ein neues Passwort anfordern: https://www.olmero.ch/login/passwort-vergessen/.

Um Ihre Firmenangaben zu ändern, können Sie oben rechts in der Menüleiste oder in der Navigation unter «Profil» auf Ihre Stammdaten zugreifen. Dort haben Sie die Möglichkeit, sowohl Ihre persönlichen Angaben wie auch die Angaben Ihres Unternehmens zu ändern.

Wenn Sie einen Fehler bemerken oder Probleme bei der Nutzung der Ausschreibungsplattform haben, steht Ihnen unser Kundensupport während den Geschäftszeiten (08:00 – 12:00 und 13:00 – 17:00) gerne telefonisch und via E-Mail zur Verfügung. Alle Kontaktangaben finden Sie hier: https://www.olmero.ch/kontakt/.

NPK-Devis                 Dateiendung *.01s/crbx 

Excel-Devis                Dateiendung *.xls/.xlsx
Excel-Dateien sollten bis auf die Eingabefelder mit einem Schreibschutz versehen
werden.

Word-Devis               Dateiendung * doc/.docx
Aus Konformitäts- und Bearbeitungsgründen empfehlen wir Word-Dateien vor dem Upload auf die Ausschreibungsplattform in PDF-Dateien zu konvertieren.

PDF-Devis                  Dateiendung *.pdf
Wenn die Eingabe der Offerten in Papierform gewünscht wird, eignen sich auch PDF-Dateien als Devis.

Bedingungen            Dateiendung *.pdf
Vertragsbedingungen sollten als PDF-Dateien vorliegen, damit sie vom Unternehmer nicht abgeändert werden können. Wichtig: Wenn Sie die Kategorie «Allgemeine» oder «Spezielle Bedingungen» wählen, muss der Unternehmer bei der Eingabe über Olmero die Bedingungen als gelesen und akzeptiert markieren.

Pläne                          Dateiendung *.pdf
Pläne sollten als PDF-Dateien vorliegen, damit sie vom Unternehmer problemlos geöffnet werden können. DWG-, DXF- und PLT-Dateien sind nicht geeignet, weil das Öffnen dieser Formate ein CAD Programm voraussetzt.

Formulare                 Dateiendung * .xls/.xlsx und .doc/.docx
Unternehmer-Formulare, auf denen Unternehmer Angaben zu ihrem Unternehmen einzutragen haben, sollten als Excel-Tabellen oder als Word-Dokument vorliegen. Bis auf die Eingabefelder sind die Formulare am besten mit einem Schreibschutz zu versehen.

Beilagen                    Dateiendung *.pdf
Sämtliche erläuternden Unterlagen, die von den Unternehmern nicht elektronisch bearbeitet werden müssen. (z.B. Skizzen, Terminpläne, etc.) sollten als PDF-Dateien auf die Olmero-Plattform gestellt werden.

Klicken Sie in der Navigation unter «Unternehmer» (alt: Bieter) auf den Unterpunkt Ausschreibungen. Wenn Sie sich in der Ausschreibungsliste befinden, können Sie auf der linken Seite alle Ausschreibungen nach Ihren Angaben filtern, indem Sie Ihre gewünschte Arbeitsgattung, das Arbeitsgebiet sowie den Status der Ausschreibung auswählen.

Wechseln Sie mit einem Klick die gewünschte Ausschreibung in die detaillierte Ansicht. Auf der linken Seite in der grauen Box können Sie unten links «Bewerbung erstellen» anklicken und Sie gelangen in den Bewerbungsprozess. Sobald der Ausschreiber Ihre Bewerbung akzeptiert hat, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, damit Sie offerieren können.

In unserer Videoanleitung wird Ihnen alles rund um das Einreichen einer Offerte Schritt-für-Schritt erklärt: https://www.youtube.com/watch?v=xIgc4bp9qqM&t=324s

Bevor Sie den Offertprozess starten, müssen Sie dem Ausschreiber mitteilen, dass Sie an der Ausschreibung mitrechnen möchten. Dies geschieht mit einem einfachen Klick auf den Button «Mitrechnen» auf der Detailseite der jeweiligen Ausschreibung. Das hilft dem Ausschreiber, frühzeitig zu erkennen, ob genügend Unternehmen an der Ausschreibung interessiert sind. Die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten wird dadurch vereinfacht und der Ausschreiber kann bei Bedarf direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen, schon bevor Sie eine Offerte eingesendet haben.

Nachdem Sie «Mitrechnen» angeklickt haben, erscheint ein neuer Tab «Lieferanten». Suchen Sie sich die für Sie relevanten Lieferanten aus der Liste aus und wählen Sie diese an. Zum Schluss müssen Sie ganz nach unten scrollen, um die Lieferantenanfragen abzuschicken.

Nachdem Sie dem Ausschreiber mitgeteilt haben, dass Sie auf eine Ausschreibung mitrechnen, finden Sie auf der rechten Seite die Ausschreibungsdokumente, die Sie direkt herunterladen können.

Im SIA 451 Preiseditor können Sie sowohl ausschreibungsspezifische sowie ausschreibungsunabhängige Dateien einsehen und bearbeiten. Klicken Sie auf den Menüpunkt «SIA-Editor», um in das Bedienfeld zu gelangen.

Anschliessend haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre SIA 451-Datei hochzuladen, indem Sie eine auf ihrem Gerät abgespeicherte Datei auswählen. Nachdem Sie Ihre Datei im SIA-Editor bearbeitet haben, müssen Sie es wieder auf einen Datenträger herunterladen, um diese anschliessend dem Ausschreiber zuzustellen.

Für alle Fragen bezüglich der Ausschreibung selbst ist der Ausschreiber Ihr Ansprechpartner. Die Kontaktdaten finden Sie direkt in der Ausschreibung, wenn Sie auf diese draufklicken.  Auf der rechten Seite unterhalb der Ausschreibungsdokumente finden Sie Angaben zum jeweiligen Ansprechpartner der Ausschreibung.

Für technische Probleme oder Unklarheiten bezüglich der Plattform oder dem Ausschreibungsprozess generell ist der Olmero Support zuständig. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie entweder auf der Startseite unter dem Menüpunkt «Hilfe» oder über diesen Link: https://www.olmero.ch/hilfe/

In unserer Videoanleitung wird Ihnen alles erklärt, was Sie über das Ausfüllen einer CRBx-Datei wissen müssen.

Neu werden hochgeladene Leistungsverzeichnisse im CRBx-Format auf Ihre Konformität überprüft. Dies ist wichtig, damit Offerten für Ausschreibende vergleichbar sind. Wenn Sie ein nicht konformes Leistungsverzeichnis hochladen, ist die Chance gross, dass der Ausschreiber Ihre Offerte nicht sauber vergleichen kann und diese deshalb aus dem Rennen fällt. Ein konformes Leistungsverzeichnis bedeutet, dass die Struktur der Datei nicht verändert und auch das Volumen nicht angepasst wurde. Schon beim Upload von Leistungsverzeichnissen wird Ihnen angezeigt, ob Ihre Datei konform ist.

Wenn der Offerteingabetermin abgelaufen ist, Sie aber noch eine Offerte einreichen möchten, können Sie Kontakt zum Ausschreiber aufnehmen. Sie finden die Kontaktdaten in der Ausschreibung auf der rechten Seite unter «Ansprechpartner». Der Ausschreiber kann den Offerteingabetermin individuell für Sie verlängern, damit Sie Ihre Offerte noch einreichen können.

Wenn der Bewerbungstermin abgelaufen ist, Sie aber noch eine Bewerbung einreichen möchten, können Sie Kontakt zum Ausschreiber aufnehmen. Sie finden die Kontaktdaten in der Ausschreibung auf der rechten Seite unter «Ansprechpartner». Der Ausschreiber kann den Bewerbungstermin individuell für Sie verlängern, damit Sie Ihre Bewerbung noch einreichen können.

Wenn Sie auf der Startseite oben links die Navigation anwählen, können Sie im Menüpunkt «Unternehmer» (alt: Bieter) den Punkt «Öffentliche Submissionen» auswählen. Nun wird Ihnen eine Liste mit den öffentlichen Submissionen angezeigt. Sie können oberhalb der Liste einstellen, nach welchen Arbeitsgattungen gefiltert werden soll. Um zur Ausschreibung zu gelangen, klicken Sie auf den blauen Submissionsbeschrieb. So gelangen Sie direkt zur Ausschreibung auf simap.ch, wo Sie alle weiteren Informationen finden. Wenn Sie Fragen zu öffentlichen Ausschreibungen haben, wenden Sie sich bitte direkt an Simap.

Für Anpassungen der Arbeitsgattungen wenden Sie sich bitte an unseren Support (info@olmero.ch, 0848 656 376).

Für Anpassungen der Regionen wenden Sie sich bitte an unseren Support (info@olmero.ch, 0848 656 376).

Wenn Sie von einem Ausschreiber zu einer Ausschreibung eingeladen wurden, haben Sie ein entsprechendes E-Mail erhalten. Im E-Mail enthalten sind Login-Daten, mit denen Sie sich auf Olmero (www.olmero.ch) einloggen können. Geben Sie anschliessend die entsprechenden Daten ein, damit Ihnen die Ausschreibung angezeigt wird.

Wenn der Einladungslink abgelaufen ist, nehmen Sie Kontakt mit dem Ausschreiber auf. Dieser kann Ihnen erneut eine Einladung schicken.

Klicken Sie in der Navigation den Menüpunkt «Baudaten» an. Anschliessend können Sie im Baudatenmodul die «Recherche» auswählen. Unter dem Punkt «allgemeine Suche» finden Sie die Auswahlmöglichkeit «Region» Dort können Sie für Sie relevante Regionen angeben. https://www.youtube.com/watch?v=NQO2vAaSQuI

Die Konditionen für ausführende Unternehmen und Handwerksunternehmen werden stetig dem Angebot der Ausschreibungsplattform angepasst. Ab März 2023 gültige Konditionen sind hier ersichtlich: https://www.olmero.ch/content/uploads/Konditionen-Unternehmer-D-Mrz23.pdf

Klicken Sie im Menüpunkt «Lieferanten» auf «Projektbearbeitung». Im oberen Bereich finden Sie alle Filtermöglichkeiten für die vorhandenen Projekte auf Olmero. Es gibt unter anderem Filtermöglichkeiten für Region, Objektart, Gebäudeart, Auftragsvolumen und Baubeginn/Bauende. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, über die Volltextsuche nach Projekten zu suchen. Um die Sucheinstellungen für ein nächstes Mal zu speichern, klicken Sie auf «Als neue Suche speichern» oder einfach auf «Suchen», um die Suche zu starten.

Ausführende Unternehmer können von Ihnen Offerten anfragen. Wenn Sie von einem Unternehmen eine Offertanfrage erhalten, erhalten Sie somit auch Zugriff auf die Ausschreibungsdokumente. Anschliessend können Sie dem Unternehmen eine Offerte auf konventionellem Weg per E-Mail, Fax oder Telefon zukommen lassen.

Wenn Sie im Menüpunkt «Lieferanten» anwählen und dann in die «Projektbearbeitung» gehen, können Sie Projekte anwählen, indem Sie ein Häkchen setzen. Anschliessend besteht die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus zu ändern auf «Neu», «in Beobachtung» und «Ausgeblendet».

Sie können auch einen selbst definierten Status hinterlegen. Wenden Sie sich hierfür an die Hotline (0848 656 376).

Die Konditionen für das Lieferantenmodul werden stetig dem Angebot der Ausschreibungsplattform angepasst. Ab März 2023 gültige Konditionen sind hier ersichtlich: https://www.olmero.ch/content/uploads/Olmero_Konditionen-Lieferanten-und-Baudatenmodul-DE-Mrz23.pdf

Die Olmero Ausschreibungsplattform unterstützt drei verschiede Ausschreibungsverfahren, die Sie je nach Bedarf anwenden können. Sie haben die Möglichkeit, zwischen einem Einladungsverfahren, dem selektiven und dem offenen Verfahren zu wählen. Eine vollständige Liste mit Informationen zum jeweiligen Verfahren finden Sie hier oder in unserem Blog.

Mit der Wahl des Ausschreibungsverfahrens können Sie bestimmen, welche Anbieter Zugriff zu Ihrer Ausschreibung erhalten und wie sie sich darauf bewerben können. Mit den verschiedenen Verfahren können Sie Ihre Auswahl eingrenzen, bestimmte Voraussetzungen festlegen oder das Verfahren für alle Interessenten öffnen. Informationen zu allen Ausschreibungsverfahren finden Sie hier oder in unserem Blog.

Der Zugriff auf die Ausschreibungsdokumente ist abhängig vom gewählten Verfahren. Bei Verfahren, die eine Einladung oder eine Bewerbung voraussetzen, erhalten Interessenten den Zugriff erst nach Abschluss dieses Prozesses. Bei einem offenen Verfahren ist der Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen für alle Unternehmer frei. Weitere Informationen zu den verschiedenen Verfahren finden Sie hier.

Wenn Sie für ein Projekt eine neue Ausschreibung anlegen möchten, begeben Sie sich in die Übersicht Ihrer Projekte und wählen das entsprechende Projekt an. In der Navigationsleiste können Sie oben rechts «Ausschreibung anlegen» anwählen. Sie sind nun in der Detailansicht und können im Folgenden Ihre Angaben eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ausschreibungsdokumente sauber ablegen und in den vorgegebenen Kategorien einordnen, damit Unternehmer diese einfach finden können. Haben Sie ein Verfahren gewählt, dass die Einladung von Unternehmern voraussetzt, achten Sie darauf, dass Sie genügend Unternehmer einladen. Zusätzlich sollten Sie schauen, dass die Zeitspanne der Offertstellung ausreichend ist, um genügend Offerten einzuholen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, vor Ende der Offerteingabe eine automatische Erinnerung an die eingeladenen Unternehmen zu aktivieren.

Bauabzüge können Sie direkt während der Erstellung einer Ausschreibung unter «Abzüge» angeben. Diese können Sie als Prozentsatz der Offertsumme oder als Pauschalbetrag angeben. Die hier eingetragenen Konditionen werden später automatisch in die Ausschreibungen übertragen und können dort für jede Arbeitsgattung wieder angepasst werden. Wenn Sie bereits in der Projektebene Bauabzüge angegeben haben, werden diese jetzt automatisch vom System vorgeschlagen. Sie können diese einzeln löschen, abändern oder ergänzen. Wenn Sie sämtliche Abzüge hinterlegt haben, können Sie die Ausschreibung als Entwurf speichern oder (geplant) veröffentlichen. Achten Sie darauf, dass Sie in diesen Feldern keine Konditionen wie Rabatte und/oder Skonti eintragen.

Anhänge können Sie direkt während der Erstellung einer Ausschreibung unter «Anhänge» hochladen.

Alle hier hochgeladenen Dateien werden automatisch in jede neu angelegte Ausschreibung des Projektes kopiert (z.B. allgemeine und spezielle Bedingungen, Terminpläne, etc.).

1. Für den Upload haben Sie mehrere Möglichkeiten:
   • Ziehen Sie die Dateien per «drag and drop» in das weisse Upload-Feld.
   • Klicken Sie auf das Feld mit dem Upload-Pfeil und suchen Sie die Datei in Ihrem Explorer-Fenster.
   • Ziehen Sie die Dateien per «drag and drop» über eines der Symbole im Upload-Feld. Diese stellen die einzelnen Kategorien dar und Dateien, welche auf dem jeweiligen Kategorie-Symbol eingefügt werden, erhalten automatisch diese Kategorie. Wenn Sie eine oder mehrere Dateien ausgewählt haben, werden diese auf die Plattform geladen.
2. Wählen Sie, wenn nicht bereits beim Upload erledigt, die Kategorie aus, indem Sie auf das Dreieck klicken. Wichtig: Wenn Sie die Kategorie «Allgemeine» oder «Spezielle Bedingungen» wählen, muss der Unternehmer bei der Eingabe über Olmero die Bedingungen als gelesen und akzeptiert markieren.
3. Im Feld «Beschreibung» können Sie den Inhalt der Datei beschreiben (nicht zwingend).

Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie in der Navigation auf der linken Seite unter «Veröffentlichung» eine der drei Möglichkeiten anwählen.

Sie haben die Optionen:

1. Entwurf: Die Ausschreibung wird als Entwurf gespeichert und nicht publiziert.
2. Jetzt veröffentlichen: Die Ausschreibung wird publiziert und je nach Ausschreibungsverfahren können sich die Unternehmer bereits darauf bewerben.
3. Veröffentlichen am: Sie definieren den Zeitpunkt der Veröffentlichung und die Ausschreibung wird automatisch am angegebenen Datum publiziert.

Es ist wichtig die Fristen für Bewerbungen oder Offerten nicht zu kurz anzusetzen. Für beide Fristen sollten mindestens 2 Wochen zur Verfügung stehen. Bei der Offerteingabe hat sich die Zeitangabe 23:59 Uhr bewährt. Wenn Sie einen Offerteingabetermin eingeben, füllt das System automatisch den Bewerbungs- und Rückmeldetermin mit sinnvollen Vorschlägen aus, die Sie aber überschreiben können.

In der Detailansicht eines Projektes können Sie in der Navigationsleiste «Ausschreibungsvorlage bearbeiten» anwählen und dort die entsprechenden Angaben anpassen. Die Angaben in der Vorlage werden automatisch aus schon erstellten Ausschreibungen für das Projekt übernommen.

Nachdem die Ausschreibung publiziert oder als Entwurf gespeichert wurde, können Sie über «Unternehmer einladen» die Unternehmer einladen. Die Einladung geschieht in mehreren Schritten:

1. Sie können Unternehmer via Excel-Liste hochladen. Hierbei wird nach dem Upload zwischen Olmero- und Nicht-Olmero-Kunden unterteilt. Dies macht für Sie keinen Unterschied. Für Nicht-Olmero-Kunden entstehen keine Kosten oder Verbindlichkeiten.
2. Sie haben die Möglichkeit, Unternehmer einzuladen, welche der ausgeschriebenen Arbeitsgattung entsprechen. Hier können Sie ebenfalls Ihre favorisierten Unternehmen filtern. Wahlweise können Sie die voreingestellte Arbeitsgattung entfernen und/oder selbst nach Unternehmern suchen.
3. Zusätzlich ist es Ihnen möglich, Unternehmer manuell zu erfassen, falls Sie diese nicht schon per Excel eingeladen oder im Olmero- und/oder eigenen Branchenbuch gefunden haben.
4. Zuletzt überprüfen Sie die einzelnen Unternehmer und können diese wahlweise noch bearbeiten oder löschen. Schliesslich erhalten Sie eine Zusammenfassung, bevor Sie die Unternehmer mit «Übernehmen» in die Ausschreibung übernehmen und zur Ausschreibung einladen.

Wenn ein Unternehmer die Einladung nicht erhalten hat, können Sie in der entsprechenden Ausschreibung auf den Unternehmer klicken und dann die Schaltfläche «Einladung erneut senden» anwählen.

Hinweis: Hier sehen Sie auch, ob der Unternehmer bereits Einsicht in die Unterlagen genommen hat.

Spätestens einen Tag nach Ablauf des Bewerbungstermins müssen die Bewerber freigeschaltet werden. Dafür klicken Sie im Projekt auf «Bewerber» und dann auf die entsprechende Ausschreibung. In der Ausschreibung klicken Sie auf «Bewerbung bearbeiten». Hier haben Sie die Option, Bewerber anzunehmen, abzulehnen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, ob die Unternehmer mitrechnen dürfen oder nicht.

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