FAQ – Häufig gestellte Fragen

Die Olmero Ausschreibungsplattform unterstützt drei verschiede Ausschreibungsverfahren, die Sie je nach Bedarf anwenden können. Sie haben die Möglichkeit, zwischen einem Einladungsverfahren, dem selektiven und dem offenen Verfahren zu wählen. Eine vollständige Liste mit Informationen zum jeweiligen Verfahren finden Sie hier oder in unserem Blog.

Mit der Wahl des Ausschreibungsverfahrens können Sie bestimmen, welche Anbieter Zugriff zu Ihrer Ausschreibung erhalten und wie sie sich darauf bewerben können. Mit den verschiedenen Verfahren können Sie Ihre Auswahl eingrenzen, bestimmte Voraussetzungen festlegen oder das Verfahren für alle Interessenten öffnen. Informationen zu allen Ausschreibungsverfahren finden Sie hier oder in unserem Blog.

Der Zugriff auf die Ausschreibungsdokumente ist abhängig vom gewählten Verfahren. Bei Verfahren, die eine Einladung oder eine Bewerbung voraussetzen, erhalten Interessenten den Zugriff erst nach Abschluss dieses Prozesses. Bei einem offenen Verfahren ist der Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen für alle Unternehmer frei. Weitere Informationen zu den verschiedenen Verfahren finden Sie hier.

Wenn Sie für ein Projekt eine neue Ausschreibung anlegen möchten, begeben Sie sich in die Übersicht Ihrer Projekte und wählen das entsprechende Projekt an. In der Navigationsleiste können Sie oben rechts «Ausschreibung anlegen» anwählen. Sie sind nun in der Detailansicht und können im Folgenden Ihre Angaben eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ausschreibungsdokumente sauber ablegen und in den vorgegebenen Kategorien einordnen, damit Unternehmer diese einfach finden können. Haben Sie ein Verfahren gewählt, dass die Einladung von Unternehmern voraussetzt, achten Sie darauf, dass Sie genügend Unternehmer einladen. Zusätzlich sollten Sie schauen, dass die Zeitspanne der Offertstellung ausreichend ist, um genügend Offerten einzuholen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, vor Ende der Offerteingabe eine automatische Erinnerung an die eingeladenen Unternehmen zu aktivieren.

Hier geht es zur Videoanleitung.

Bauabzüge können Sie direkt während der Erstellung einer Ausschreibung unter «Abzüge» angeben. Diese können Sie als Prozentsatz der Offertsumme oder als Pauschalbetrag angeben. Die hier eingetragenen Konditionen werden später automatisch in die Ausschreibungen übertragen und können dort für jede Arbeitsgattung wieder angepasst werden. Wenn Sie bereits in der Projektebene Bauabzüge angegeben haben, werden diese jetzt automatisch vom System vorgeschlagen. Sie können diese einzeln löschen, abändern oder ergänzen. Wenn Sie sämtliche Abzüge hinterlegt haben, können Sie die Ausschreibung als Entwurf speichern oder (geplant) veröffentlichen. Achten Sie darauf, dass Sie in diesen Feldern keine Konditionen wie Rabatte und/oder Skonti eintragen.

Anhänge können Sie direkt während der Erstellung einer Ausschreibung unter «Anhänge» hochladen.

Alle hier hochgeladenen Dateien werden automatisch in jede neu angelegte Ausschreibung des Projektes kopiert (z.B. allgemeine und spezielle Bedingungen, Terminpläne, etc.).

1. Für den Upload haben Sie mehrere Möglichkeiten:
   • Ziehen Sie die Dateien per «drag and drop» in das weisse Upload-Feld.
   • Klicken Sie auf das Feld mit dem Upload-Pfeil und suchen Sie die Datei in Ihrem Explorer-Fenster.
   • Ziehen Sie die Dateien per «drag and drop» über eines der Symbole im Upload-Feld. Diese stellen die einzelnen Kategorien dar und Dateien, welche auf dem jeweiligen Kategorie-Symbol eingefügt werden, erhalten automatisch diese Kategorie. Wenn Sie eine oder mehrere Dateien ausgewählt haben, werden diese auf die Plattform geladen.
2. Wählen Sie, wenn nicht bereits beim Upload erledigt, die Kategorie aus, indem Sie auf das Dreieck klicken. Wichtig: Wenn Sie die Kategorie «Allgemeine» oder «Spezielle Bedingungen» wählen, muss der Unternehmer bei der Eingabe über Olmero die Bedingungen als gelesen und akzeptiert markieren.
3. Im Feld «Beschreibung» können Sie den Inhalt der Datei beschreiben (nicht zwingend).
   
   Hier geht es zur Videoanleitung.

Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie in der Navigation auf der linken Seite unter «Veröffentlichung» eine der drei Möglichkeiten anwählen.

Sie haben die Optionen:

1. Entwurf: Die Ausschreibung wird als Entwurf gespeichert und nicht publiziert.
   
2. Jetzt veröffentlichen: Die Ausschreibung wird publiziert und je nach Ausschreibungsverfahren können sich die Unternehmer bereits darauf bewerben.
3. Veröffentlichen am: Sie definieren den Zeitpunkt der Veröffentlichung und die Ausschreibung wird automatisch am angegebenen Datum publiziert.
   
   Hier geht es zur Videoanleitung.

Es ist wichtig die Fristen für Bewerbungen oder Offerten nicht zu kurz anzusetzen. Für beide Fristen sollten mindestens 2 Wochen zur Verfügung stehen. Bei der Offerteingabe hat sich die Zeitangabe 23:59 Uhr bewährt. Wenn Sie einen Offerteingabetermin eingeben, füllt das System automatisch den Bewerbungs- und Rückmeldetermin mit sinnvollen Vorschlägen aus, die Sie aber überschreiben können.

In der Detailansicht eines Projektes können Sie in der Navigationsleiste «Ausschreibungsvorlage bearbeiten» anwählen und dort die entsprechenden Angaben anpassen. Die Angaben in der Vorlage werden automatisch aus schon erstellten Ausschreibungen für das Projekt übernommen.

Hier geht es zur Videoanleitung.

Nachdem die Ausschreibung publiziert oder als Entwurf gespeichert wurde, können Sie über «Unternehmer einladen» die Unternehmer einladen. Die Einladung geschieht in mehreren Schritten:

1. Sie können Unternehmer via Excel-Liste hochladen. Hierbei wird nach dem Upload zwischen Olmero- und Nicht-Olmero-Kunden unterteilt. Dies macht für Sie keinen Unterschied. Für Nicht-Olmero-Kunden entstehen keine Kosten oder Verbindlichkeiten.
2. Sie haben die Möglichkeit, Unternehmer einzuladen, welche der ausgeschriebenen Arbeitsgattung entsprechen. Hier können Sie ebenfalls Ihre favorisierten Unternehmen filtern. Wahlweise können Sie die voreingestellte Arbeitsgattung entfernen und/oder selbst nach Unternehmern suchen.
3. Zusätzlich ist es Ihnen möglich, Unternehmer manuell zu erfassen, falls Sie diese nicht schon per Excel eingeladen oder im Olmero- und/oder eigenen Branchenbuch gefunden haben.
4. Zuletzt überprüfen Sie die einzelnen Unternehmer und können diese wahlweise noch bearbeiten oder löschen. Schliesslich erhalten Sie eine Zusammenfassung, bevor Sie die Unternehmer mit «Übernehmen» in die Ausschreibung übernehmen und zur Ausschreibung einladen.
   
   Hier geht es zur Videoanleitung.
   
   

Wenn ein Unternehmer die Einladung nicht erhalten hat, können Sie in der entsprechenden Ausschreibung auf den Unternehmer klicken und dann die Schaltfläche «Einladung erneut senden» anwählen.

Hinweis: Hier sehen Sie auch, ob der Unternehmer bereits Einsicht in die Unterlagen genommen hat.

Spätestens einen Tag nach Ablauf des Bewerbungstermins müssen die Bewerber freigeschaltet werden. Dafür klicken Sie im Projekt auf «Bewerber» und dann auf die entsprechende Ausschreibung. In der Ausschreibung klicken Sie auf «Bewerbung bearbeiten». Hier haben Sie die Option, Bewerber anzunehmen, abzulehnen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, ob die Unternehmer mitrechnen dürfen oder nicht.

Hier geht es zur Videoanleitung.

In unserer Videoanleitung zeigen wir Ihnen, wie sie die Abgebotsrunde starten können.

Sie sind nicht verpflichtet eine Abgebotsrunde auf der Ausschreibungsplattform durchzuführen. Wir empfehlen Ihnen dennoch Ihre Abgebotsrunde digital durchzuführen, um das beste Angebot zu erhalten. Ausserdem bietet Ihnen die Ausschreibungsplattform den Vorteil, dass Sie alles auf einer Plattform erledigen können und so einen reibungslosen Prozess mit Ihrer Ausschreibung durchlaufen können. Sie können über die Plattform ganz einfach nach dem Vergleichen der Offerten Ihre favorisierten Unternehmer zur Abgebotsrunde einladen.

Auf der Olmero Ausschreibungsplattform haben Sie die Möglichkeit, aus drei Verfahren der Abgebotsrunde zu wählen:

a. Wenn Sie das Verfahren: „Vollständiges Ranking“ wählen, erhalten die Unternehmer, die zur Abgebotsrunde eingeladen wurden, eine anonymisierte Liste der Angebote ihrer Mitbewerber.
b. Wenn Sie sich für das Verfahren: „Bester Preis“ entscheiden, können die zur Abgebotsrunde eingeladenen Unternehmer nur das tiefste eingegangene Angebote sehen.
c. Wenn Sie das Verfahren: „Keine Preisinformation“ wählen, können die zur Abgebotsrunde eingeladenen Unternehmer gar keine Informationen zu den Angeboten ihrer Mitbewerber sehen.

Wir empfehlen Ihnen das vollständige Ranking.
Erfahren Sie hier mehr zu den drei Verfahren: https://blog.olmero.ch/de/die-drei-abgebots-verfahren

Nach dem detaillierten Vergleichen der Offerten können Sie eine Abgebotsrunde starten. Dies können Sie über den Button «Abgebotsrunde starten» tun. Wählen Sie dann jene Unternehmen aus, die Sie zur Abgebotsrunde einladen möchten. Die Unternehmer werden dann per Mail darüber informiert, dass sie zur Abgebotsrunde eingeladen wurden und können ein weiteres Angebot abgeben.

Sobald Offerten für eine Ausschreibung eingegangen sind und keine weiteren Offerteingänge mehr möglich sind (Offerteingabefrist und individuelle Verlängerungen abgelaufen sowie allfällige Abgebotsrunden abgeschlossen sind), ist die Option «Vergabeantrag erstellen» im Drei-Punkte-Menü und als Quick-Link verfügbar.

Der Vergabeantrag ist ein nicht änderbares Dokument. Sollte es trotzdem nötig sein ihn zu verändern, muss er gelöscht und neu erstellt werden. Zum Löschen eines Vergabeantrags gehen Sie in das Drei-Punkte-Menü und wählen «Vergabeantrag löschen» aus. Hinweis: Die Erstellung als auch das Löschen von Vergabeanträgen werden protokolliert.

Sobald ein Vergabeantrag erstellt ist, kann dieser als PDF exportiert werden. Nach der Erstellung des Vergabeantrags stehen folgende Optionen nicht mehr zur Verfügung:

• Abgebotsrunde starten
• Unternehmen einladen
• Ausschreibung bearbeiten
• Offerteingabetermin für ein Unternehmen verlängern
• Offerten nacherfassen, bearbeiten oder löschen
  
  

Um diese Funktionen wieder zu aktivieren, muss der Vergabeantrag gelöscht werden.

Auf Projektebene werden Ausschreibungen mit Vergabeantrag gruppiert und es kann nach ihnen gefiltert werden.