OLMeRO AG

Referenz

ARGE Prime Tower nutzt Projektraum

Damit Raum für Entwurf und Kreativität bleibt, kommt man nach Auffassung von Mike Guyer nicht darum herum, sich zu Beginn der Arbeit präzise zu überlegen, wie man die Dokumente klassifiziert und das Projekt und die dazugehörenden Informationen strukturiert.

Peter Gola, ARGE Prime Tower

"Dank der Plattform habe ich eine bessere Übersicht bei tieferen Kosten."

Peter Gola, ARGE Prime Tower

Ein Investmentprojekt wie der Prime Tower lässt sich nur mit einer exakten technischen Planung realisieren. Dies bedingt eine sorgfältige, präzise konzeptionelle Hochleistung von Seiten der Architektur und der Planung bereits vor Baubeginn. Der konventionelle Planungsprozess, der mit dem Gebäude wächst, wird durch die enorme Planflut zusätzlich erschwert. So wurden alleine bis zur Grundsteinlegung am 19. November 2008 über 2000 Pläne und Dokumente erstellt, die es zu verwalten gibt. Für die Ausführung eines solchen Grossprojektes empfiehlt sich eine zentrale Dokumenten- und Kommunikationsplattform wie z.B. der Projektraum von OLMeRO. Dieser bedarf zwar einer sorgfältigen Einführung, aber dieses Arbeitsmittel unterstützt den TU in der vernetzten und wirtschaftlichen Planung. Denn es fördert die Arbeitsorganisation und intelligente Arbeitstechnik.

Peter Gola, stellvertretender Planungsleiter der ARGE Prime Tower, erläutert im Gespräch mit Ralph Hesterberg und Yvonne Stemmle von OLMeRO, wie ein Projekt konkret mit Hilfe des Projektraums realisiert wird.

Herr Gola, worin besteht für Sie die grösste Herausforderung in der Planungsleitung bei einem solchen Projekt?
Peter Gola: Eine zentrale Herausforderung ist sicherlich, eine wirtschaftliche Planung sicherstellen zu können. Dies gilt im Besonderen für das Management der Projektdokumente. Stellen Sie sich vor: Als mit der Bodenplatte des Prime Towers begonnen wurde, gab es bereits über 10 000 Nachrichten, 1200 Pläne und über 1500 Dokumente, die es zu verwalten galt. Das Managen dieser Daten auf dem herkömmlichen Weg, mittels E-Mail-Versand und klassischer Ablage auf der firmeninternen Serverstruktur, ist bei einem Projekt wie Prime Tower nicht effizient. Nur dank dem Einsatz einer leistungsfähigen Plattform, wie dem OLMeRO-Projektraum, kann in der Informationsflut die Übersicht behalten werden. Eine weitere Herausforderung ist darin zu sehen, dass alle Projektbeteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind und auf die gewünschten
Unterlagen jederzeit und von jedem Ort aus rasch zugreifen können. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Planung auf Basis der aktuellen Unterlagen erfolgt. Die Projektteilnehmer sollen jedoch nicht mit unnötigen Informationen zugeschüttet werden. Die Informationsverteilung muss klar strukturiert und dosiert werden. Dank dem OLMeRO-Projektraum kann ich mich jederzeit versichern, dass alle aktuellen Informationen verfügbar sind. Zudem kann ich nachvollziehen, wer z.B. wann welche Planunterlagen erhalten hat. Damit sollen Versäumnisse verhindert werden. Sämtliche Bearbeitungsvorgänge zu einem Dokument werden vom Projektraum transparent aufgezeichnet. Im Falle einer Nachweispflicht hat man die relevanten Daten sehr schnell zur Hand.

Was ist wesentlich, damit ein Projekt optimal durch einen Projektraum unterstützt werden kann?
Eine saubere Vorbereitung! Es ist meiner Meinung nach essenziell, dass schon zu Beginn eines Projekts – optimalerweise zusammen mit der Bauherrschaft – festgelegt wird, welche Unterlagen in welcher Form und in welcher Struktur schliesslich vorliegen müssen. Zudem müssen die Regeln, wie z.B. ob Pläne nach einem bestimmten Plannummernschema bezeichnet werden sollen oder ob den Planern die Bezeichnung offengelassen wird, schon möglichst früh definiert werden. Das Gleiche gilt für Prozesse wie z.B. derjenige der Planfreigabe, welcher ebenfalls über den Projektraum abgewickelt werden kann. Wenn man die Struktur von Anfang an sauber durchdenkt, gewinnt man im späteren Projektverlauf wertvolle Zeit.

Wie unterstützt Sie OLMeRO bei Ihrer Arbeit?
Ein Beispiel ist die einheitliche Benennung der Plandokumente. Wir wollten ein einheitliches Plannummernschema einführen. Als wir in das Projekt eintraten, war aber schon ein gewisser Planungsstand mit unterschiedlichen Planbezeichnungen vorhanden. Also fanden wir mit OLMeRO eine clevere Lösung. Anhand der Schlagworte (Metadaten), mit denen wir alle Projektdokumente versehen, erstellt der Projektraum automatisch für jeden Plan die richtige Plannummer und ich sehe z.B. auf einen Blick, ob alle Unterlagen vorhanden sind. Gerade in diesem Fall waren die Erfahrungen der Mitarbeiter von OLMeRO aus anderen Grossprojekten für uns sehr hilfreich. Sie sindSpezialisten für Informationsmanagement und ich kann während der gesamten Projektdauer auf OLMeRO zurückgreifen.

Wie ist der Projektraum in der Anwendung?
Der Projektraum ist ein massgeschneidertes Projektmanagement-Tool und somit nicht selbst erklärend. In manchen Bereichen – wie z.B. bei der Dokumentensuche – bietet der Projektraum verschiedene Möglichkeiten an, was den ungeübten User anfänglich «überfordern» kann. Aber dafür gibts ja die Schulung des Kernteams zu Beginn des Projektes, die Dokumentation, den Support unseres Coaches usw. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich nach einer Einarbeitungsphase Routine und Sicherheit im Umgang mit dem Tool einstellen. Wir haben bei der Karl Steiner AG bereits in mehreren Projekten sehr gute Erfahrungen mit diesem Tool gemacht.

Wo sehen Sie die Vorteile des Einsatzes?
Wie bereits anfangs gesagt: die Übersicht! Ich habe rund um die Uhr und egal, wo ich mich gerade befinde, Zugriff auf alle Unterlagen. Zudem können tägliche Routinearbeiten, wie z.B. die Bestellung der Pläne, effizienter gestaltet werden. Im Arbeitsteam wird der Repro-Service täglich beansprucht und die Planunterlagen werden per Kurier direkt auf die Baustelle geliefert. So sparen wir wiederum wertvolle Zeit und Geld und sind gegenüber unseren Projektpartnern bestens dokumentiert. Kurz gesagt: Dank der Plattform habe ich bessere Übersicht bei tieferen Kosten. Bei konsequenter Nutzung können wir überdies sicherstellen, dass am Schluss eine digitale Bauakte vorliegt, und zwar mit allen Dokumenten und der dazugehörenden Projektkommunikation.

Wie haben Sie die Integration erlebt und wie haben Sie die Akzeptanz bei den Teilnehmern sichergestellt?
Grundsätzlich ist es ja so, dass sich niemand gerne umgewöhnt, und so versucht man, alle möglichst frühzeitig ins Boot zu holen und aus Betroffenen Beteiligte zu machen. Am Anfang sass das Projektteam gemeinsam am Tisch und hat die Prozesse und die Strukturen festgelegt. Einige Mitarbeiter der Karl Steiner AG kannten das Tool bereits aus anderen Projekten. Den  Mitarbeitern der Losinger Construction AG wurde der Einstieg in die Plattform mit einer Schulung vereinfacht. Anwendungsbereitschaft erreicht man aber nur mit Schulungen und Coaching. Wichtig in der Anfangsphase waren auch die
Consultingleistung von OLMeRO und die Tatsache, dass der Entscheid für den Projektraum von der Projektleitung getragen wurde.

Was kann OLMeRO besser machen? Wo sehen Sie nochPotenzial?
Die Anforderungen sind von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Es sind Menschen, die mit dem Tool arbeiten und diese haben wiederum unterschiedliche Anforderungen resp. Bedürfnisse. Der Projektraum hat meiner Meinung nach noch Potenzial, in der Bedienung vereinfacht zu werden. Ich freue mich auf die neue Version, die gera-de in diesem Punkt ja einiges verspricht.
Im Moment nutzen wir den Projektraum hauptsächlich, um die Planung und Erstellung eines Bauwerks zu steuern und zu dokumentieren. In der Software steckt aber noch ein riesiges Potenzial, wenn man sich den Einsatzbereich auch nach Projektabschluss, nämlich für die Gewährleistungs- und Bewirtschaftungsphase, näher vor Augen führt. Lebenszyklusorientiertes Informationsmanagement ist meiner Ansicht nach ein grosses Zukunftsthema in der Bauwirtschaft. Wir von Karl Steiner AG haben mit dem Projektraum einen ersten Schritt in Richtung Lebenszyklus-Infomanagement gemacht. Wir wollen die Plattform zusammen mit OLMeRO von der Projektplattform zur Objektplattform weiterentwickeln, um zukünftig auch nach Abschluss des Projekts für die Betriebsphase von Gebäuden hinsichtlich der hierfür erforderlichen Informationen bestens positioniert zu sein. Für uns und unsere Kunden.

Wir beraten Sie gerne